Privatlivspolitik

1. Dataansvarlig og databehandler

2. Hvilke kategorier af persondata behandler vi

Flango er designet til at anvende så få personoplysninger som muligt. På et overordnet niveau behandles:

Børn i institutionen

Identifikationsdata (navn, kontonummer, klassetrin), saldo og købshistorik, kostpræferencer og allergener (forældrerapporteret), skærmtidsdata, køtilmeldinger og gamification-data. Til fejlfinding af gaming-PC’er kan leverandøren på kommando hente et skærmbillede og vinduestilstand, som kan vise barnets navn og spil. Billederne udløber som standard efter 24 timer, højst syv dage, og ryddes automatisk fra databasen hver time.

Forældre

Login-oplysninger (e-mail og hash af adgangskode eller valgfrit Google- eller Apple-login), tilknytning til egne børn, betalingshistorik (uden kortdata) og personlige indstillinger.

Personale

Login-oplysninger, rolle, institutions-tilknytning og handlingslog (sporbarhed).

Ugeplan

Flango Ugeplan har sine egne betingelser og sin egen privatlivspolitik: flango.dk/ugeplan/privatlivspolitik. Kort fortalt behandler ugeplanen personalenavne og ugens plan — og ingen strukturerede felter til børn eller forældre. Der må ikke skrives individuelle børne- eller forældresager i fritekstfelterne.

3. Formål og retsgrundlag

Den dataansvarlige fastlægger og oplyser retsgrundlaget for institutionens brug. For kommunal institutionsdrift er udgangspunktet en opgave i samfundets interesse (GDPR art. 6, stk. 1, litra e), sammen med den relevante danske lovhjemmel. Accept af portalens vilkår er ikke i sig selv behandlingsgrundlag. Valgfrie profilbilleder, AI-avatarer og tilvalgte notifikationer kræver særskilt samtykke, hvor dette er grundlaget. Et samtykke kan altid trækkes tilbage; se §7.

Denne side er et generelt overblik. Institutionen eller kommunen skal give den konkrete information om formål, retsgrundlag, modtagere og opbevaring; Flango bistår med dokumentationen.

4. Hvor opbevares data

Den primære database, autentifikation og fillagring ligger hos Supabase i Irland (EU). Det betyder ikke, at alle leverandørflows er afgrænset til EU: blandt andet login, push, robotværn, support og AI-produktbilleder kan indebære behandling eller adgang fra tredjelande.

Kortdata håndteres udelukkende af en certificeret betalingspartner — Flango ser aldrig kortnumre eller bankoplysninger.

Grundlaget for eventuelle overførsler skal være dokumenteret for den konkrete leverandør og funktion, før den bruges. EU-lagring alene dokumenterer ikke dette.

5. Underbehandlere

Flango bruger Supabase til database og backend, Mailjet til udgående systemmail, Google og Apple til valgfrit login og push, Cloudflare til robotværn og Microsoft Azure OpenAI til produktbilleder, eventuelt tilvalgte avatarer og tilvalgte AI-svar i Papegøjen. GitHub hoster offentlige sider og webapps og leverer PC-opdateringer; tjenesten modtager tekniske besøgsdata. Stripe kan vælges som betalingsvej, mens Vipps MobilePay har en selvstændig rolle i betalingsbehandlingen. For hver leverandør skal følgende afklares og dokumenteres:

• Rolle og aftalegrundlag, herunder databehandleraftale efter GDPR art. 28, hvor leverandøren er underdatabehandler
• Datalokationer og overførselsgrundlag for behandling eller adgang uden for EU
• Vilkår for sikkerhed, opbevaring og underretning ved hændelser

Den fulde liste over underbehandlere udleveres til den dataansvarlige institution eller kommune som del af databehandleraftalen.

6. Sikkerhed

Flango anvender industri-standard sikkerhedsforanstaltninger:

• Krypteret trafik til backend samt krypteret database og fillagring. Gaming-PC’ernes lokale filoverførsel er særskilt beskrevet på sikkerhedssiden
• Personale logger ind med egen e-mail og kodeord fra en personligt godkendt enhed; Ugeplan kan også bruge fælles huslogin. Super-admin og kommunens lokale overgangskonti kræver en authenticator-kode. Ved kommunens eget login styrer kommunen MFA
• Streng adskillelse af institutionsdata på databaseniveau
• Kodeord hashes og lagres aldrig i klartekst. Børnenes ekspedient-PIN er læsbar med vilje — den er en symbolsk kvittering ved kassen, ikke en adgangskontrol
• Daglige automatiske backups
• Revisionsspor for væsentlige handlinger i Flango; kendte begrænsninger er beskrevet på sikkerhedssiden

Læs mere på Sikkerhed og databeskyttelse.

7. Dine rettigheder

Som registreret (barn, forælder eller personalemedlem) har du følgende rettigheder i henhold til GDPR:

8. Opbevaringsperiode og sletning

Persondata opbevares kun så længe formålet kræver det. Inaktive børneprofiler ryddes automatisk op i to trin: profilen arkiveres først (skjules fra caféen, men kan gendannes) efter en periode uden aktivitet, som institutionen selv vælger (6, 12 eller 24 måneder), og slettes derefter permanent. Personalet varsles før arkivering, og forældre med tilknyttet portalkonto får besked pr. e-mail før den permanente sletning. Institutionen orienterer øvrige forældre ad sin sædvanlige kanal. Sletning kan altid anmodes før tid.

Forældrekonti uden tilknyttede børn slettes automatisk efter en periode med inaktivitet, med varsel pr. e-mail før sletning. Vil du selv slette din forælderkonto, kan du gøre det i appen under Profil → Slet konto — se sådan sletter du din konto for hvad der slettes, og hvad der bevares.

Det nødvendige regnskabsspor kan bevares pseudonymiseret, efter at direkte identifikatorer er fjernet. Det er fortsat personoplysninger, hvis en person kan genfindes via andre oplysninger; den dataansvarlige fastlægger grundlag og frist for bevaringen.

De konkrete opbevaringsperioder fremgår af institutionens information til de registrerede og databehandleraftalen.

Papegøjen i Skærmtid — hjælp og feedback

Når du sender et spørgsmål, gemmer Flango samtalens spørgsmål og svar, vejledningskilder, tidspunkt, hus-id, tekniske konto-/profil-id’er, rolle, login-type og hjælperens vurdering. Formålet er at hjælpe, rette fejl og forbedre appen og hjælpen. Det gælder også i huse uden AI, hvor svarbogen svarer. Uafsendte kladder gemmes ikke.

Et teknisk øjebliksbillede fra chatåbningen følger med første besked: side, fane og dialoger, stationernes status, kø og tid, seneste handlinger og fejl samt browser og enhedstype. Børn repræsenteres kun ved tekniske id’er; navne maskeres sammen med e-mailadresser, numre og nøgler i fejltekster. Undlad selv at skrive børns navne eller andre personoplysninger i chatten.

Er AI slået til for huset, sendes spørgsmålet, de seneste beskeder, den generelle svarbog og en begrænset beskrivelse af appens kontekst uden id’er og navne til Microsoft Azure OpenAI (Data Zone Standard, EU). Hjælperen kan ikke ændre stationer, kø eller saldi. Microsoft kan opbevare udvalgte input og svar i op til 30 dage til misbrugskontrol; der er ikke aftalt nulopbevaring. Input og svar bruges ikke til træning af grundmodellerne. Uden AI sendes intet til Azure.

Samtalerne udløber 90 dage efter starten og slettes ved automatisk oprydning hver time. Kun Flangos administration har læseadgang, ikke kolleger eller husets administratorer. Ved personligt login kan Flango se kontoens kontaktadresse i indbakken for at følge op; husloginets tekniske adresse bruges ikke. Flangos administrator eller en autoriseret AI-agent kan markere en bestemt version gennemgået; aktør og tidspunkt gemmes. Nye beskeder gør samtalen ugennemgået igen. Markering forlænger ikke fristen. Samtalerne bruges ikke til automatisk modeltræning. Kontakt Flango for hjælp til indsigt eller sletning.

Mulige fejl, forbedringsønsker, ubesvarede spørgsmål og kontaktønsker registreres i Flangos beskyttede indbakke. Et muligt ønske kan registreres før din præcise bekræftelse; bekræftelse eller afvisning gemmes særskilt. Flango får mail via Mailjet til kontakt@flango.dk med app, husnavn, foreløbig kategori, reference og indbakkelink — uden samtaletekst eller brugerens navn og e-mail. Cirka to dage før ugennemgåede samtaler udløber, sendes en samlet påmindelse. Testhuse sender aldrig mail. De 90 dages frist omfatter ikke allerede afsendte mails; ældre mails og kontaktformularer kan indeholde navn, e-mail, husnavn og beskedtekst efter den tidligere ordning.

9. Særligt om børns data

Flango behandler primært børns personoplysninger. Vi er særligt opmærksomme på:

• Vi indsamler kun oplysninger der er strengt nødvendige for cafédrift og skærmtidsstyring.
• Børn identificeres som standard ved fornavn og kontonummer — aldrig ved CPR-nummer. Institutionen kan vælge også at bruge efternavn.
• Forældre har fuld indsigt og kontrol via forældreportalen.
• Gamification-data (levels, badges) er baseret på simple tællere — ikke profilering eller automatiseret beslutningstagning.
• Allergenregler er knyttet til det enkelte barn. Kommunen eller institutionen fastlægger vilkårene for deres konkrete brug.

10. Cookies og automatiseret beslutningstagning

Flangos webapplikationer bruger kun teknisk nødvendige cookies til autentifikation. Der bruges ingen tracking-, markedsførings- eller analyse-cookies fra tredjepart.

Flango foretager ikke automatiseret individuel beslutningstagning eller profilering i GDPR's forstand (artikel 22).

11. Kontakt

Spørgsmål om denne privatlivspolitik eller om behandling af personoplysninger i Flango:

12. Ændringer til denne politik

Denne privatlivspolitik kan opdateres i takt med ændringer i lovgivning eller i Flangos funktionalitet. Ved væsentlige ændringer informeres den dataansvarlige institution. Den seneste version er altid tilgængelig på denne side.

Relaterede sider

• Sikkerhed — overblik over kryptering, adgangskontrol og infrastruktur
• Privatlivspolitik for Flango Ugeplan — værktøjet har sine egne sider

Senest opdateret: 6. oktober 2026 · Version 2.6