Betingelser

1. Aftalen og parterne

Aftalen indgås mellem den juridiske enhed, der driver institutionen, og Theison, CVR-nr. 34360642, Kokkedal ("Flango"). For en kommunal institution er aftaleparten normalt kommunen. Den, der opretter huset, bekræfter at være bemyndiget til at handle på aftalepartens vegne. Aftalen gælder fra oprettelsen, og indtil huset slettes.

2. Det, I får

Flango Ugeplan er et værktøj til at planlægge ugens værksteder og dele planen med forældre og opslagstavle. Det er gratis — uden slutdato og uden prøveperiode. Værktøjet udvikles løbende og leveres, som det er og forefindes; vi tilstræber stabil drift, men garanterer ikke en bestemt oppetid.

Skulle Flango en dag ophøre med at udbyde Ugeplanen, varsler vi mindst 90 dage i forvejen, og eksporten (punkt 5) står åben i hele varslet.

3. Kontoen og koderne

Huset har ét fælles login, som personalet deler, og en særskilt admin-kode, der kræves ved de uigenkaldelige handlinger: skift af husets adgangskode, skift af admin-koden, fuld eksport og sletning af huset. Institutionen vælger selv begge koder og er ansvarlig for at opbevare dem forsvarligt og for al aktivitet på husets login. Et kodeskifte lukker alle åbne sessioner, så en medarbejder, der stopper, kan afskæres.

Glemte koder gendannes med et engangslink til husets bekræftede e-mailadresse — hold den derfor opdateret under Indstillinger → Adgang & koder, fx når den ansvarlige skifter job.

4. Jeres data — rollerne

Ugeplanen er ikke beregnet til at registrere børn eller forældre og har ingen strukturerede felter til dem. Den behandler blandt andet institutions- og kontaktoplysninger, personalets profilnavne og værkstedstilknytninger, ugeplaner, noter, versioner og delingsvalg. Kollegabeskeder er fritekst; derfor skal institutionen sikre, at medarbejderne ikke skriver CPR-numre, helbredsoplysninger eller oplysninger om konkrete børn og forældre i dem eller i andre fritekstfelter. Skrives sådanne oplysninger alligevel, bliver de teknisk behandlet, indtil teksten slettes eller den automatiske frist udløber.

Ved valgfri push behandles et teknisk enhedstoken, platform, den valgte personaleprofil og profilens notifikationsvalg. Der behandles desuden tekniske driftsoplysninger, herunder ændringshistorik, afsendelsesresultater og IP-adresse ved selvbetjent oprettelse. Et frivilligt samtykke til nyheds-e-mail bruger Theison som selvstændig dataansvarlig alene til det formål.

5. Databehandlervilkår

Dette punkt udgør parternes databehandleraftale efter databeskyttelsesforordningens artikel 28 for selvbetjent brug af Ugeplanen.

• Behandlingens ramme. Behandlingen løber fra husets oprettelse til sletning. Genstanden og formålet er levering, drift, fejlafhjælpning og sikring af Ugeplanen; behandlingens art, kategorier af oplysninger og registrerede fremgår af punkt 4 og privatlivspolitikken.
• Instruks. Flango behandler kun oplysningerne for at levere, drifte, fejlrette og sikre Ugeplanen — og efter institutionens dokumenterede instruks, som disse betingelser og husets egne valg i værktøjet udgør. Vi bruger aldrig oplysningerne til egne formål og sælger dem aldrig.
• Ulovlig instruks. Vurderer Flango, at en instruks strider mod databeskyttelsesreglerne, underretter vi institutionen uden unødig forsinkelse og afventer afklaring, medmindre lovgivningen forbyder underretningen.
• Fortrolighed. Personer, der er autoriseret til at behandle oplysningerne, er underlagt fortrolighed.
• Sikkerhed. Kryptering under transport og i hvile, adgangsstyring på række-niveau i databasen, hashede koder og løbende sikkerhedskopiering. Overblik: flango.dk/sikkerhed.
• Under-databehandlere. Se tabellen nedenfor. De er pålagt de samme relevante databeskyttelsesforpligtelser, og Flango er fortsat ansvarlig for deres opfyldelse. Skifter eller tilføjer vi en under-databehandler, varsler vi mindst 30 dage før pr. e-mail til husets bekræftede adresse; gør institutionen indsigelse, søger parterne en løsning, og ellers kan huset eksporteres og slettes, inden ændringen træder i kraft.
• Brud. Bliver vi bekendt med et bekræftet brud på persondatasikkerheden, der vedrører husets oplysninger, underretter vi den bekræftede e-mailadresse uden unødig forsinkelse og senest 24 timer efter bekræftelsen med de oplysninger, der foreligger.
• Bistand. Indsigt, berigtigelse, eksport og sletning er selvbetjening i værktøjet; derudover yder vi rimelig bistand til institutionens forpligtelser efter artikel 32-36.
• Tilbagelevering og sletning. Under Indstillinger → Adgang & koder kan institutionen når som helst hente en fuld kopi af husets indhold (eksport) og slette huset. Sletning fjerner huset, alle data og alle logins med det samme; kopier i krypterede, tekniske sikkerhedskopier udfases derefter automatisk i et tidsbegrænset retention-vindue (se flango.dk/sikkerhed). Efter ophør opbevarer Flango kun oplysninger, hvis EU-ret eller dansk ret konkret kræver det.
• Overførsler. Primær database, login og applikationsdrift ligger i AWS-regionen eu-west-1 i Irland. Supabase-support, Mailjets støttefunktioner, Cloudflares globale netværk og valgfri push via Apple eller Google kan medføre behandling eller adgang fra tredjelande. Overførslerne er omfattet af leverandørernes databehandlervilkår og relevante EU-standardkontraktbestemmelser; hvor en gyldig tilstrækkelighedsafgørelse kan anvendes, kan den indgå som supplerende grundlag.
• Dokumentation og kontrol. Flango stiller den information til rådighed, der er nødvendig for at påvise overholdelse, og medvirker til rimelige revisioner og inspektioner, som institutionen eller en af institutionen bemyndiget revisor gennemfører efter passende varsel og under fortrolighed.

6. E-mails fra os

Driftsbeskeder er ikke reklame. Beskeder om nedbrud, sikkerhed, brud og ændringer af disse betingelser sender vi altid til husets bekræftede adresse — de kan ikke fravælges, for det er beskeder, huset har brug for.

Nyheds-e-mail kræver samtykke. E-mail om nye funktioner og Flangos øvrige moduler sender vi kun, hvis der er sagt ja ved oprettelsen eller senere. Samtykket er frivilligt, betinger ikke brugen af Ugeplanen og kan altid trækkes tilbage via linket i mailen eller ved at skrive til os.

7. Acceptabel brug

Ugeplanen må bruges til institutionens egen planlægning og deling. Den må ikke bruges til at behandle oplysninger om børn eller forældre, til at krænke andres rettigheder eller til forsøg på at omgå sikkerheden. Ved misbrug kan vi suspendere eller lukke huset; medmindre hensynet til sikkerheden forhindrer det, varsler vi først, så indholdet kan eksporteres.

8. Ansvar

Ugeplanen stilles gratis til rådighed. Flango er ansvarlig efter dansk rets almindelige regler, men hæfter ikke for indirekte tab og driftstab. For tab af data gælder, at institutionen til enhver tid selv kan tage en fuld kopi med eksporten — hold den ved lige, hvis planerne er vigtige for jer. Intet i dette punkt begrænser ansvar, der ikke gyldigt kan fraskrives.

9. Ændringer og ophør

Vi kan ændre betingelserne med 30 dages varsel pr. e-mail til husets bekræftede adresse; fortsat brug efter varslet er accept. Institutionen kan til enhver tid opsige aftalen ved at slette huset — hent eventuelt eksporten først. Begge dele er selvbetjening og kræver admin-koden.

10. Lovvalg

Aftalen er underlagt dansk ret. Tvister afgøres ved de danske domstole.

Kontakt

Relaterede sider

• Privatlivspolitik — kategorier af persondata, formål, opbevaring og rettigheder
• Slet huset — trin for trin, og hvad der sker med jeres data
• Sikkerhed — kryptering, adgangskontrol og infrastruktur
• GDPR og databeskyttelse — roller og ansvar på tværs af Flango

Varslet: 31. august 2026 · Gældende fra 30. september 2026 · Version 1.1