Privatlivspolitik

1. Rollerne

Institutionens medarbejdere bruger Ugeplanen på vegne af den dataansvarlige. Databehandleraftalen for selvbetjent brug er en del af betingelserne (punkt 5). Har institutionen eller dens kommune en særskilt skriftlig aftale med Theison, går den aftale forud.

Hvis der gives frivilligt samtykke til nyheds-e-mail om Flango, er Theison selvstændig dataansvarlig for e-mailadressen og samtykkedokumentationen til netop det markedsføringsformål. Samtykket kan altid trækkes tilbage.

2. Hvilke oplysninger behandles

Den almindelige selvbetjente opsætning har ét fælles login: én e-mailadresse og ét kodeord, som personalet deler. Den tekniske model understøtter også personlige logins, hvis en institution får dem koblet på.

Ugeplanen behandler følgende kategorier:

• Hus og kontakt: institutionsnavn, institutionstype, postnummer, teknisk login-id, gendannelses-e-mail og bekræftelsestidspunkt, valgfrit telefonnummer samt eventuelt samtykketidspunkt for nyheds-e-mail.
• Personale og plan: profilnavne, roller og værkstedstilknytninger, værksteder, aktiviteter, tidspunkter, noter, lukkeuger, katalogbidrag, gemte versioner og delingsvalg.
• Kollegabeskeder: afsenderens valgte profilnavn, beskedtekst på højst 500 tegn, uge, år og tidspunkt. Beskedteksten sendes ikke gennem push-leverandøren; den hentes fra Flangos database efter åbning af appen.
• Push, hvis det vælges: teknisk enhedstoken, platform (iOS/Android), den profil enheden står på og profilens valgte beskedkategorier. Apple eller Google modtager kun tokenet og en systemgenereret pushtekst, fx ugenummer — aldrig kollegabeskeden eller anden brugerskrevet fritekst.
• Drift og sikkerhed: før-/efterindhold i planens ændringshistorik, valgt profilnavn, teknisk klient- og bruger-id, notifikationsresultater samt IP-adresse og tidspunkt ved selvbetjent oprettelse. Adgangskode og admin-kode opbevares som hash; gendannelseslinks gemmes kun som hash sammen med e-mail, formål og tidsstempler.

Planen sendes kun videre, når personalet aktivt vælger det, og kun til de kanaler institutionen selv har slået til — forældreportalen, caféens skærm eller en opslagstavle.

3. Formål

Oplysningerne behandles kun for at levere, drifte, fejlrette og sikre Ugeplanen — efter institutionens instruks, som betingelserne og husets egne valg i værktøjet udgør. Vi bruger aldrig oplysningerne til egne formål og sælger dem aldrig.

Driftsbeskeder — nedbrud, sikkerhed og ændrede vilkår — sender vi til husets bekræftede e-mailadresse. Nyheds-e-mail sender vi kun med samtykke, som er frivilligt og altid kan trækkes tilbage; se betingelsernes punkt 6.

4. Hvor data ligger

Primær database, login og applikationsdrift ligger i AWS eu-west-1 i Irland. Leverandørsupport, e-mail, robotværn og valgfri push kan indebære behandling eller adgang uden for EU/EØS. Sådanne overførsler sker under leverandørernes databehandlervilkår og relevante EU-standardkontraktbestemmelser; en gyldig tilstrækkelighedsafgørelse kan anvendes, hvor den dækker modtageren.

Skifter eller tilføjer vi en under-databehandler, varsler vi pr. e-mail til husets bekræftede adresse, inden ændringen får virkning — se betingelsernes punkt 5.

5. Sikkerhed og adgangsmodellen

Ugeplanen har en enklere adgangsmodel end Flangos øvrige moduler. Den almindelige opsætning deler ét login uden multifaktor. Profilvælgeren er en etiket, ikke sikker identifikation af den enkelte medarbejder. Derfor må ændringshistorik og afsendernavn ikke bruges som bevis for, hvem der faktisk udførte en handling.

Adgangen er ikke af den grund ubeskyttet. Kodeord tjekkes mod kendte lækkede kodeord og har et minimumskrav til længde, gentagne loginforsøg begrænses, og institutionernes data er adskilt i databasen — ét login når kun ét hus. De uigenkaldelige handlinger — skift af husets adgangskode, skift af admin-koden og sletning af huset — kræver institutionens admin-kode, som ikke er den samme som logind-koden; det samme gør fuld eksport af husets indhold. Et kodeskifte lukker samtidig alle åbne sessioner, så en medarbejder der stopper kan afskæres.

Adgangsmodellen er afgrænset til planlægning og almindelige personaleoplysninger. Den er ikke beregnet til fortrolige enkeltsager om børn, forældre eller medarbejdere.

Kryptering, adgangskontrol og infrastruktur på tværs af Flango: flango.dk/sikkerhed.

6. Opbevaring, eksport og sletning

Husets grunddata, planer, versioner, kontakt- og gendannelsesposter opbevares, så længe huset findes. Følgende kortere frister håndhæves i databasen:

• Kollegabeskeder og notifikationslog slettes automatisk efter 90 dage.
• Planens drifts- og fortrydhistorik slettes automatisk efter 12 måneder.
• Et push-token slettes, når beskeder slås fra i Ugeplan-appen, når Apple/Google melder tokenet ugyldigt, eller når huset slettes. At slå notifikationer fra alene i telefonens systemindstillinger sletter ikke nødvendigvis Flangos tokenrække.
• IP-rækker fra selvbetjent oprettelse bruges kun til grænsen på oprettelsesforsøg. Rækker ældre end ét døgn ryddes, næste gang oprettelseskontrollen kører; der er ikke et særskilt tidsstyret slettejob for dem.

Under Indstillinger → Adgang & koder kan institutionen når som helst hente en fuld kopi af husets indhold (eksport) og slette huset. Sletning fjerner huset, dets data og tilknyttede logins med det samme; kopier i krypterede, tekniske sikkerhedskopier udfases derefter automatisk i et tidsbegrænset retention-vindue (se flango.dk/sikkerhed).

Trin for trin, og hvad der sker med jeres data: Slet huset.

7. Dine rettigheder

De registrerede i Ugeplanen er personalet og de kontaktpersoner, hvis arbejds-e-mail eller telefonnummer er registreret. Rettighederne efter GDPR (indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, indsigelse og, hvor den gælder, dataportabilitet) udøves over for den juridiske enhed, der driver institutionen — for kommunale institutioner normalt kommunen. I praksis kan huset selv rette og slette personalenavne og hente en fuld kopi med eksporten.

For et frivilligt nyheds-e-mail-samtykke kan du også kontakte Theison direkte, fordi Theison er dataansvarlig for dette særskilte formål.

Institutionen kan kontakte Flango for teknisk bistand på kontakt@flango.dk. Mener du, at behandlingen er i strid med reglerne, kan du klage til Datatilsynet — Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby · dt@datatilsynet.dk.

8. Cookies

Ugeplanen bruger kun teknisk nødvendige cookies og tilsvarende lokal lagring til login. Der bruges ingen tracking-, markedsførings- eller analyse-cookies fra tredjepart, og der foretages ingen automatiseret individuel beslutningstagning eller profilering i GDPR's forstand (artikel 22).

9. Ændringer til denne politik

Politikken kan opdateres i takt med ændringer i lovgivning eller i Ugeplanens funktionalitet. Ved væsentlige ændringer varsler vi husets bekræftede e-mailadresse. Den seneste version er altid tilgængelig på denne side.

10. Kontakt

Relaterede sider

• Betingelser — aftalen, databehandlervilkårene, e-mails, ansvar og ophør
• Slet huset — trin for trin, og hvad der sker med jeres data
• Sikkerhed — kryptering, adgangskontrol og infrastruktur
• Privatlivspolitik for café, skærmtid og forældreportal — Flangos øvrige moduler

Senest opdateret: 31. august 2026 · Version 1.1