Privatlivspolitik

1. Rollerne

Institutionens medarbejdere bruger Ugeplanen på vegne af den dataansvarlige. Databehandleraftalen for selvbetjent brug er en del af betingelserne (punkt 5). Har institutionen eller dens kommune en særskilt skriftlig aftale med Theison, går den aftale forud.

Hvis der gives frivilligt samtykke til nyheds-e-mail om Flango, er Theison selvstændig dataansvarlig for e-mailadressen og samtykkedokumentationen til netop det markedsføringsformål. Samtykket kan altid trækkes tilbage.

2. Hvilke oplysninger behandles

Den almindelige selvbetjente opsætning har ét fælles login: ét brugernavn og én fælleskode, som personalet deler. Gendannelses-e-mail er valgfri. Man kan også vælge en personlig konto med verificeret e-mail og derefter oprette et hus.

Ugeplanen behandler følgende kategorier:

• Hus og kontakt: husets navn og tekniske login-id samt valgfrie oplysninger om institutionstype, postnummer, telefon og gendannelses-e-mail med bekræftelsestidspunkt. Ved personlig konto behandles navn og verificeret e-mail. Eventuelt markedsføringssamtykke gemmes med ordlyd og tidspunkt.
• Personale og plan: profilnavne, roller og værkstedstilknytninger, værksteder, aktiviteter, tidspunkter, noter, lukkeuger, katalogbidrag, gemte versioner og delingsvalg.
• Kollegabeskeder: afsenderens valgte profilnavn, beskedtekst på højst 500 tegn, uge, år og tidspunkt. Beskedteksten sendes ikke gennem push-leverandøren; den hentes fra Flangos database efter åbning af appen.
• Push, hvis det vælges: teknisk enhedstoken, platform (iOS/Android), den profil enheden står på og profilens valgte beskedkategorier. Apple eller Google modtager kun tokenet og en systemgenereret pushtekst, fx ugenummer — aldrig kollegabeskeden eller anden brugerskrevet fritekst.
• Drift og sikkerhed: før-/efterindhold i planens ændringshistorik, valgt profilnavn, teknisk klient- og bruger-id, notifikationsresultater samt IP-adresse og tidspunkt ved selvbetjent oprettelse. Adgangskoder opbevares som hash; gendannelseslinks gemmes kun som hash sammen med e-mail, formål og tidsstempler.

Papegøjen (frivillig alpha, slået fra som standard): Når du selv sender et spørgsmål, behandles spørgsmålet, de seneste beskeder, den generelle svarbog og en kort beskrivelse af, hvor du står i Ugeplanen, af Microsoft Azure OpenAI i EU. Beskrivelsen omfatter fx uge, om du redigerer, om planen er gemt, åben fane, de seneste handlinger og fejl i appen samt din rolle og login-type — uden navne og id’er. Planens indhold og personaleoplysninger hentes ikke af hjælperen. Undlad navne og andre personoplysninger i chatten. AI kan give forkerte svar og kan ikke ændre planen.

Planen sendes kun videre, når personalet aktivt vælger det, og kun til de kanaler institutionen selv har slået til — forældreportalen, caféens skærm eller en opslagstavle.

3. Formål

Oplysningerne behandles kun for at levere, drifte, fejlrette og sikre Ugeplanen — efter institutionens instruks, som betingelserne og husets egne valg i værktøjet udgør. Vi bruger aldrig oplysningerne til egne formål og sælger dem aldrig.

Driftsbeskeder — nedbrud, sikkerhed og ændrede vilkår — sender vi til husets bekræftede e-mailadresse, hvis huset har angivet en. Uden e-mail skal huset følge meddelelser i appen. Nyheds-e-mail sender vi kun med samtykke, som er frivilligt og altid kan trækkes tilbage; se betingelsernes punkt 6.

4. Hvor data ligger

Primær database, login og applikationsdrift ligger i AWS eu-west-1 i Irland. Leverandørsupport, e-mail, robotværn og valgfri push kan indebære behandling eller adgang uden for EU/EØS. Sådanne overførsler sker under leverandørernes databehandlervilkår og relevante EU-standardkontraktbestemmelser; en gyldig tilstrækkelighedsafgørelse kan anvendes, hvor den dækker modtageren.

Skifter eller tilføjer vi en under-databehandler, varsler vi til husets bekræftede adresse eller gennem meddelelser i appen, inden ændringen får virkning — se betingelsernes punkt 5.

5. Sikkerhed og adgangsmodellen

Ugeplanen har en enklere adgangsmodel end Flangos øvrige moduler. Den almindelige opsætning deler ét login uden multifaktor. Profilvælgeren er en etiket, ikke sikker identifikation af den enkelte medarbejder. Derfor må ændringshistorik og afsendernavn ikke bruges som bevis for, hvem der faktisk udførte en handling.

Adgangen er ikke af den grund ubeskyttet. Kodeord tjekkes mod kendte lækkede kodeord og har et minimumskrav til længde, gentagne loginforsøg begrænses, og institutionernes data er adskilt i databasen — ét login når kun ét hus. Ved fælles administration skal den aktuelle fælleskode bekræftes igen ved kodeændring, ændring af gendannelsesadresse, eksport, sletning og overdragelse. Der er ingen særskilt admin-kode. Ved personlig administration kræves administratorens eget login og godkendte enhed. Et kodeskifte lukker de eksisterende fælles sessioner.

Adgangsmodellen er afgrænset til planlægning og almindelige personaleoplysninger. Den er ikke beregnet til fortrolige enkeltsager om børn, forældre eller medarbejdere.

Kryptering, adgangskontrol og infrastruktur på tværs af Flango: flango.dk/sikkerhed.

6. Opbevaring, eksport og sletning

Husets grunddata, planer, versioner, kontakt- og gendannelsesposter opbevares, så længe huset findes. Følgende kortere frister håndhæves i databasen:

• Kollegabeskeder og notifikationslog slettes automatisk efter 90 dage.
• Planens drifts- og fortrydhistorik slettes automatisk efter 12 måneder.
• Et push-token slettes, når beskeder slås fra i Ugeplan-appen, når Apple/Google melder tokenet ugyldigt, eller når huset slettes. At slå notifikationer fra alene i telefonens systemindstillinger sletter ikke nødvendigvis Flangos tokenrække.
• IP-rækker fra selvbetjent oprettelse bruges kun til grænsen på oprettelsesforsøg. Rækker ældre end ét døgn ryddes, næste gang oprettelseskontrollen kører; der er ikke et særskilt tidsstyret slettejob for dem.

Papegøjens samtaler gemmes i Flangos database, så Flango kan hjælpe, rette fejl og forbedre hjælpen og svarbogen: sendte spørgsmål, svar, vejledningskilder, fejlstatus, tidspunkt, hus-id, tekniske konto-/profil-id’er, din rolle og login-type og Papegøjens vurdering af samtalen (spørgsmål, fejl, ønske eller kunne ikke svare, og om det blev løst). Med samtalen gemmes et teknisk øjebliksbillede fra det øjeblik, chatten blev åbnet: side og fane, åbne dialoger, uge, om planen er gemt, antal værksteder, de seneste ti handlinger og fejlbeskeder i appen samt enhedstype, browser og styresystem. Øjebliksbilledet indeholder ikke planens indhold, navne eller noter; nøgler, e-mailadresser og numre i fejlbeskeder maskeres. Det samles kun i browserens hukommelse og forlader først browseren, når du sender et spørgsmål. Samtalerne udløber 90 dage efter samtalens start og slettes af en automatisk oprydning hver time. Kun Flangos administration har læseadgang; kolleger og husets administratorer kan ikke hente hinandens samtaler. Ved personligt login kan Flango se kontoens kontaktadresse i indbakken for at følge op; husloginets tekniske adresse bruges ikke. Samtalerne bruges ikke til automatisk modeltræning. Chatten linker til denne privatlivspolitik; gamle versioner fra før samtaleopbevaring gemmer fortsat ikke samtaler før genindlæsning. Uafsendte kladder gemmes ikke. Den viste samtale ryddes ved profilskift, fravalg eller genindlæsning, men det sletter ikke den gemte kopi. Kontakt Flango, hvis du ønsker hjælp til indsigt eller sletning. Microsoft kan opbevare udvalgte input og svar i op til 30 dage til misbrugskontrol; der er ikke aftalt nulopbevaring. Input og svar bruges ikke til at træne grundmodellerne. Se Microsofts datavilkår for Azure OpenAI. Flango gemmer desuden tekniske forbrugstal, tidspunkt og et dagligt pseudonym til budget og hastighedsgrænse. Kaldposter ryddes ved næste kald efter 90 dage; månedssummer uden bruger-id bevares.

Videre til Flango: Mulige fejl, forbedringsønsker, spørgsmål uden svar og ønsker om kontakt registreres i Flangos beskyttede indbakke. Et muligt ønske kan registreres, før du har bekræftet den præcise formulering; din eventuelle bekræftelse eller afvisning gemmes særskilt. Flango får besked via Mailjet til kontakt@flango.dk med app, husnavn, foreløbig kategori, en reference og et link til samtalen. De nye notifikationer indeholder ikke samtaleteksten, navn eller e-mail på brugeren. Flangos administrator eller en autoriseret AI-agent kan markere indholdet gennemgået; tidspunkt, aktør og den gennemgåede version gemmes. At åbne samtalen er ikke en gennemgang, og nye beskeder gør den ugennemgået igen. Flango får en samlet påmindelse cirka to dage før ugennemgåede samtaler udløber. Markeringer og påmindelser forlænger ikke de 90 dages opbevaring. Testhuse sender aldrig mail. Fristen på 90 dage omfatter ikke allerede afsendte mails. Ældre notifikationer og kontaktformularer kan indeholde navn, e-mail, husnavn og beskedtekst efter den tidligere ordning.

Huset kan eksporteres og slettes fra indstillingerne. Ved fælles administration lukkes adgangen straks, og huset slettes permanent efter 30 dage i papirkurven. Ved personlig administration sker permanent sletning med det samme efter bekræftelse. En ny personlig konto uden hus kan slettes fra skærmen Opret dit hus. Nye, ubekræftede konti uden tilknytning ryddes efter 30 dage. Konti, der bruges andre steder i Flango, bevares. Krypterede sikkerhedskopier udfases inden for det tidsbegrænsede backup-vindue; se flango.dk/sikkerhed.

Trin for trin, og hvad der sker med jeres data: Slet huset.

7. Dine rettigheder

De registrerede i Ugeplanen er personalet og de kontaktpersoner, hvis arbejds-e-mail eller telefonnummer er registreret. Rettighederne efter GDPR (indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, indsigelse og, hvor den gælder, dataportabilitet) udøves over for den juridiske enhed, der driver institutionen — for kommunale institutioner normalt kommunen. I praksis kan huset selv rette og slette personalenavne og hente en fuld kopi med eksporten.

For et frivilligt nyheds-e-mail-samtykke kan du også kontakte Theison direkte, fordi Theison er dataansvarlig for dette særskilte formål.

Institutionen kan kontakte Flango for teknisk bistand på kontakt@flango.dk. Mener du, at behandlingen er i strid med reglerne, kan du klage til Datatilsynet — Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby · dt@datatilsynet.dk.

8. Cookies

Ugeplanen bruger kun teknisk nødvendige cookies og tilsvarende lokal lagring til login. Der bruges ingen tracking-, markedsførings- eller analyse-cookies fra tredjepart, og der foretages ingen automatiseret individuel beslutningstagning eller profilering i GDPR's forstand (artikel 22).

9. Ændringer til denne politik

Politikken kan opdateres i takt med ændringer i lovgivning eller i Ugeplanens funktionalitet. Ved væsentlige ændringer varsler vi husets bekræftede e-mailadresse eller gennem meddelelser i appen. Den seneste version er altid tilgængelig på denne side.

10. Kontakt

Relaterede sider

• Betingelser — aftalen, databehandlervilkårene, e-mails, ansvar og ophør
• Slet huset — trin for trin, og hvad der sker med jeres data
• Sikkerhed — kryptering, adgangskontrol og infrastruktur
• Privatlivspolitik for café, skærmtid og forældreportal — Flangos øvrige moduler

Senest opdateret: 23. oktober 2026 · Version 1.3